Datenschutzerklärung für gemeinsame Veranstaltungen der Meininger Verlag GmbH sowie der dfV Conference Group GmbH

Der Veranstalter nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Wir möchten, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer unserer Konferenzen, Fachtagungen, Workshops und sonstigen Veranstaltungen genau wissen, welche Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken wir dies tun und welche Rechte ihnen dabei zustehen. Die nachfolgenden Informationen erläutern Ihnen in verständlicher Form, wie wir im Rahmen unserer Veranstaltungsorganisation mit personenbezogenen Daten umgehen.

Gemeinsam verantwortliche Stellen

Gemeinsam verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unseren Veranstaltungen sind die:

• Meininger Verlag GmbH
  Maximilianstraße 7–15
  67433 Neustadt an der Weinstraße
  Internet: www.meininger.de
• dfv Conference Group GmbH
  Mainzer Landstraße 251
  60326 Frankfurt am Main
  Internet: www.dfvcg-events.de

Wir sind jederzeit erreichbar, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung oder zu Ihren Rechten haben.

Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Veranstaltungen

Im Rahmen der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Konferenzen und Fachtagungen verarbeiten wir eine Vielzahl personenbezogener Daten. Diese Daten erhalten wir direkt von Ihnen, etwa wenn Sie sich anmelden, oder im Verlauf der Veranstaltung, beispielsweise bei der Teilnahme an digitalen Angeboten. Die Verarbeitung erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie allen weiteren einschlägigen Vorschriften.

Wir verarbeiten Daten zu folgenden Zwecken:

1. Durchführung der Veranstaltung

Damit wir Ihre Teilnahme ermöglichen können, benötigen wir bestimmte Daten. Dazu zählen insbesondere Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, Informationen zu Ihrer Buchung, Zahlungsdaten, Angaben zu Ihrem Unternehmen sowie etwaige organisatorische Präferenzen. Auf dieser Grundlage können wir Ihre Anmeldung bearbeiten, Ihre Teilnahme vorbereiten, Einlasslisten erstellen und sicherstellen, dass Sie alle für Sie relevanten Informationen erhalten. Grundlage dieser Verarbeitung ist **Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO**, da sie zur Erfüllung des Vertrages notwendig ist.

2. Kommunikation mit Teilnehmern

Im Vorfeld und während einer Veranstaltung informieren wir unsere Teilnehmer regelmäßig über organisatorische Details, Programmhinweise, kurzfristige Änderungen oder sicherheitsrelevante Informationen. Diese Kommunikation erfolgt per E-Mail oder telefonisch und ist ein wesentlicher Bestandteil einer professionellen Veranstaltungsorganisation. Auch hierfür beruht die Datenverarbeitung auf **Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO**.

3. Sicherheits- und Zugangskontrollen

Im Interesse einer geordneten und sicheren Veranstaltung kann es notwendig sein, Einlasskontrollen durchzuführen, Teilnehmerlisten abzugleichen, oder sicherheitsrelevante Vorgänge zu dokumentieren. Unter Umständen kommt auch der Einsatz von Videoüberwachung am Veranstaltungsort vor, sofern dies aus Sicherheitsgründen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist hier **Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO**, da wir ein berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Gäste, Mitarbeiter und Partner haben.

4. Marketing, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Für die Vermarktung unserer Veranstaltungen und zur Information über zukünftige Formate nutzen wir, soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder ein berechtigtes Interesse besteht, bestimmte personenbezogene Daten. Dies kann die Versendung von Newslettern, Veranstaltungshinweisen oder Angeboten umfassen. Diese Verarbeitung basiert entweder auf Ihrer **Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)** oder auf unserem **berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)**, sofern es sich um Bestandskundenkommunikation handelt. Sie können einer solchen Nutzung jederzeit widersprechen.

5. Foto-, Film- und Tonaufnahmen

Im Zuge unserer Veranstaltungen entstehen regelmäßig Foto-, Video- und Audioaufnahmen. Diese dienen der Dokumentation, der journalistischen Berichterstattung, sozialen Medien, Werbematerialien und der allgemeinen Öffentlichkeitsarbeit. Wir achten bei der Erstellung und Veröffentlichung auf eine angemessene Interessenabwägung. Sollten Sie nicht möchten, dass Aufnahmen Ihrer Person verwendet werden, können Sie uns jederzeit ansprechen oder der Nutzung widersprechen. Rechtsgrundlage ist **Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO**.

6. Analyse- und Statistikzwecke

Um unsere Veranstaltungsangebote weiterzuentwickeln und die Zufriedenheit unserer Teilnehmer zu messen, werten wir bestimmte Daten aus. Dazu gehören etwa Nutzungsdaten aus Online-Formaten, Abbrecherquoten, Teilnahmeverhalten oder Interaktionen mit digitalen Plattformen. Hierbei verwenden wir ausschließlich Daten, die für unsere Optimierungszwecke erforderlich sind. Grundlage ist unser **berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO**.

Weitergabe personenbezogener Daten

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur dann, wenn dies für die Durchführung unserer Veranstaltungen notwendig ist oder wenn gesetzliche Verpflichtungen bestehen. Zu den Empfängern können gehören:

• Ticketdienstleister und Buchungsplattformen
• Zahlungsdienstleister
• Technik- und Event-Dienstleister (Streaming, Bühnenbau, Eventsoftware)
• Sicherheitsdienste und Veranstaltungsorte
• Fotografen, Medienpartner und Marketingagenturen
• Referenten und Moderatoren, wenn dies organisatorisch erforderlich ist
• Kooperations- und Mitveranstalter
• IT-Dienstleister, Hoster und Softwareanbieter
• Behörden, etwa bei Sicherheitsvorgaben

Wir verpflichten alle Dienstleister über Auftragsverarbeitungsverträge zur Einhaltung der DSGVO.

Einsatz von Cloudflare Turnstile

Zum Schutz unserer Online-Formulare vor missbräuchlicher Nutzung und automatisierten Zugriffen (Bots) setzen wir den Dienst Cloudflare Turnstile der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA ein. Turnstile analysiert das Verhalten von Websitebesuchern anhand von Merkmalen wie IP-Adresse, Browser-Informationen und Interaktionsdaten, um zwischen menschlichen Nutzern und automatisierten Zugriffen zu unterscheiden, ohne dabei ein klassisches CAPTCHA anzuzeigen.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da der Schutz unserer Systeme vor Missbrauch ein legitimes technisches Interesse darstellt. Da Cloudflare seinen Sitz in den USA hat, erfolgt eine Datenübermittlung in ein Drittland. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare unter www.cloudflare.com/privacypolicy.

Übermittlung von Daten in Drittländer

Sofern Dienstleister oder Plattformen ihren Sitz außerhalb der EU oder des EWR haben, stellen wir sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten nur dann übermittelt werden, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Dies kann etwa über **EU-Standardvertragsklauseln**, **Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission** oder andere geeignete Garantien erfolgen.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies verlangen.

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO zahlreiche Rechte, über die wir Sie hiermit informieren möchten:

• das Recht auf **Auskunft** über die gespeicherten Daten
• das Recht auf **Berichtigung** unrichtiger Daten
• das Recht auf **Löschung**, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• das Recht auf **Einschränkung** der Verarbeitung
• das Recht auf **Datenübertragbarkeit**
• das Recht auf **Widerspruch** gegen bestimmte Verarbeitungen
• das Recht auf **Widerruf einer Einwilligung** jederzeit mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an:

• Meininger Verlag GmbH: info@meininger.de
• dfV Conference Group GmbH: info@dfvcg.de

Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Für die Teilnahme an unseren Veranstaltungen benötigen wir bestimmte personenbezogene Daten. Ohne diese Daten ist eine Anmeldung und Durchführung des Vertrags nicht möglich.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir nutzen keine Verfahren der automatisierten Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von **Art. 22 DSGVO**.

Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

• Meininger Verlag GmbH: datenschutz@meininger.de
• dfV Conference Group GmbH: datenschutz-cg@dfv.de

Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich jederzeit bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren.

• Rheinland-Pfalz: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.
• Hessen: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI).

Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf unserer Website abrufbar.